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Albarán
Un albarán es un documento mercantil que justifica la entrega o recepción de un producto o servicio. La firma de este documento acredita la aceptación de este, pero no el pago de la mercancía o prestación de servicio.
En función de la política de facturación de la empresa, pueden emitirse tres copias del albarán para que se quede una el proveedor, otro el cliente y por último otra el transportista. Este documento es imprescindible para demostrar que las partes implicadas están conformes con la transacción comercial realizada.
En el albarán de entrega se tiene que reflejar las condiciones previamente establecidas en la orden de compra. En caso de no coincidir, el comprador podrá reclamar al vendedor las diferencias encontradas.
Una vez que el comprador ha verificado que el contenido del albarán es correcto, lo firmará y el vendedor podrá emitirle la factura y exigirle el pago.
El albarán también sirve a la empresa de transporte como justificante de haber entregado el material. Normalmente, la empresa de transporte suele dejar un margen de tiempo al comprador para que compruebe que la mercancía ha llegado en buen estado antes de firmar el albarán de entrega.
No obstante, si firmamos el albarán y luego descubrimos que la mercancía tiene algún desperfecto, si los daños son fallos de fábrica, el comprador tiene 30 días para reclamar al vendedor.
Pero si ha sido por culpa de la empresa de transporte, como ya hemos firmado el albarán de entrega, esta empresa queda libre de responsabilidad. Tendrán que ponerse de acuerdo el comprador y el vendedor para resolverlo.
En función de la información que contengan, los albaranes se pueden clasificar en “albaranes valorados” y “ albaranes no valorados”.
En el “albarán valorado” se incluyen datos como el precio individual de cada mercancía, los descuentos, el IVA aplicado…ademas de los datos del comprador y del vendedor. Aunque aparezcan importes, este documento solo tiene efectos informativos, no fiscales.
En el “albarán sin valorar” se refleja la cantidad y características del producto, pero no el valor económico del mismo. Suele ir acompañado de la factura.
El albarán no tiene funciones tributarias y nos son obligatorios en la transacción comercial. Sin embargo, la factura es el documento que tiene validez fiscal y tributaria por eso debe de contener los datos fiscales del comprador y vendedor asi como el importe desglosando el IVA de la operación.
Para realizar un albarán hay que partir del presupuesto, orden de compra o confirmación de pedido realizado por el cliente para mantener las condiciones pactadas.
El albarán deberá de tener una numeración identificativa, la fecha de emisión, los datos del comprador y vendedor y una relación de los artículos enviados.
Aunque los albaranes son documentos puramente mercantiles, existe la obligatoriedad de conservarlo junta con la factura, si en esta se hace referencia expresa a algun contenido que aparezca en el albarán y no esté recogido en la factura. En estos casos, la Ley tributaria nos obliga a conservarlos hasta el momento en el que prescribe el impuesto al que afectan.
